‘On-boarding’ un nuevo programa para integrar al nuevo talento en una organización, y éste sistema debe ser un proceso estratégico, con duración de al menos un año para asegurar una alta retención.
Los líderes de Recursos Humanos lo recomiendan.
Muchas empresas se acercan a ‘on-boarding’ como algo que se detiene cuando el papeleo y trámite de contratación está firmado y creen que el primer día del empleado se encuentra ‘on-board’ y esto es un grave error.
RRHH cree que ha terminado su tarea en el momento en que se hace la contratación; pero en realidad es que apenas estamos empezando. Muchos de los de RRHH delegan la responsabilidad a los departamentos donde se integran.
Pero recuerda que manejar los primeros días y meses de la experiencia de un nuevo empleado es crucial. Dentro de un programa ‘On-boarding’ este período se convierte en crítico, para determinar el ciclo de vida del empleado, pues si logramos que se sienta parte y a bordo de la empresa en estos priemros meses, su desempeño crecerá.
Esto se debe pasar por un tiempo, estrategico que puede significar ahorro de dinero a largo plazo y de beneficios mayores.
Talento en Sustitución
La rotación de talnto afecta a la cultura y satisfacción en el trabajo, es de gran impacto, así como a la moral, la productividad, el conocimiento de información privilegiada perdido. Perder a la gente es doloroso. Y esto afecta a nuestra organización más que la sustitución del talento.
Hay que saber definir el proceso de incorporación bajo un enfoque sistemático y global para la integración de un nuevo empleado con una empresa y hacia su cultura; así como para conseguir que el nuevo empleado, con las herramientas y la nueva información, sean necesarias para convertirse en un miembro productivo del equipo.
El procesos ‘On-boarding’ tiene que ser de incorporación estratégica bien diseñado, divertido y atractivo que busque tener un impacto muy importante que le signifique un mayor compromiso y que le deje un proceso atractivo en su retención de empleado, en comparación con la mentalidad de la vieja escuela de la orientación de un día.
“No es un evento único. Es una estrategia para el talento de alto impacto, para ganar su pasión.”
Muchas de las nuevas contrataciones no se invierten completamente cuando comienzan un nuevo trabajo. Un estudio realizado en 2009 por el Grupo Aberdeen de los altos directivos y el personal de RRHH y las funciones de reclutamiento encontró que:
- El 86% de los encuestados consideró que la decisión de una nueva contratación, para quedarse bajo una vision de largo plazo en la empresa se hace dentro de los primeros seis meses de empleo.
- En consecuencia, un tercio de los aproximadamente 1.000 que respondieron a una encuesta de febrero 2014, dijeron que tenían renunciar a un trabajo dentro de los seis meses de comenzar la misma.
- Entre 16% a 17% de los encuestados que queda entre la primera semana y el tercer mes de comenzar su nuevo trabajo.
Esto significa que la empresa media está perdiendo 1 en 6 de sus nuevos empleados cada mes durante los primeros tres meses.
De los encuestados que dejaron su trabajo durante los primeros seis meses contestaron que:
- 23% dijo que; “De haber recibido directrices claras sobre lo que eran sus responsabilidades, los habría ayudado a permanecer en el trabajo.
- 21% dijo que quería recibir orientacion sobre una formación más eficaz.
- 17% dijo que una sonrisa amable o servicial compañero de trabajo le hubieran hecho toda la diferencia, en su nuevo trabajo.
- 12% manifestó que querían ser “reconocido por sus contribuciones únicas.
- 9% dijo que requería más atención por parte de los “managers y compañeros de trabajo.”
- Alrededor de un tercio de los nuevos empleados que habían manifestado que habían tenido apenas alguna atencion en su incorporación o ninguno en absoluto.
- 15% de los encuestados señaló que la falta de un proceso de incorporación efectivo, este contribuyó a tomar la decisión de dejar de fumar.
Objetivos del ‘On-boarding’
Un estudio de 2007, encontró que los empleados recién contratados las siguientes estadisticas:
- 58% manifestó tener más probabilidades de estar todavía en la empresa, tres años más tarde si hubieran completado un proceso de incorporación bien estructurada.
- Los Programas ‘On-boarding’ empleados eficaces también aumentan el rendimiento del empleado hasta en un 11%
- Empleados que dan esfuerzos discrecionales aumentan en más de un 20% cuando se desarrolla una programa ‘On-boarding efectivo. (datos del Corporate Leadership Council)
Valores agregados del programa:
Además de enseñar a los nuevos empleados acerca de la misión, visión, valores y cultura de la organización de garantizar una incorporación adecuada de los nuevos empleados, que ayude a comprender plenamente sus funciones y cómo se relacionan con grandes operaciones de la imagen de la organización.
Los nuevos empleados aprenden lo que se espera, de cómo entregar sus trabajos, como se genran procesos y cómo y cuándo van a ser evaluados.
El Aberdeen Group informó que:
- 66% de las empresas con programas ‘On-boarding’ obtuvo una mayor tasa de asimilación exitosa de nuevas contrataciones en la cultura de la empresa.
- 62% tuvo las más altas proporciones de tiempo en la productividad.
- 54% reportó un mayor compromiso de los empleados.
Antes de implementar un programa de incorporación formal, los empleadores deben responder algunas preguntas:
- Cuáles serán los factores clave para lograr, en el equipo y en la alta dirección, para que sea de alto impacto:
- ¿Cuándo se iniciará de incorporación a los nuevos empleados?
- ¿Cuánto tiempo va a tener de duracion?
- ¿Qué impresión quieres causar en los nuevos empleados al final del primer día?
- ¿Los nuevos empleados que necesitan saber en especifico sobre el medio ambiente y la cultura del trabajo?
- ¿Cuál es papel será para RRHH en el proceso de incorporación?
- ¿Qué pasa con los gestores directos?
- ¿Qué tipo de metas son las que se desean establecer para los nuevos empleados?
- ¿Cómo se va a reunir información sobre el programa y como se va a medir su éxito?
Creación de un Programa ‘On-boarding’
La encuestas muestran que el 83% de las organizaciones de más alto rendimiento de abordaje comenzó antes del primer día del nuevo empleado en el trabajo.
Si no nos preocupamos de incorporación antes del comienzo del empleado, entonces estamos muy por detrás.
Lo primero que tenemos que hacer dentro de este programa son las siguientes acciones:
- En lugar de tener un montón de papeles en espera de su firma, para enviarlos a los empleados de antemano, de firma electrónica.
- Darles su selección beneficios.
- Encontrar en la tecnología ayuda para automatizar el proceso para hacerlo mas efectivo.
Tan pronto como los nuevos empleados reciben una oferta de trabajo, también pueden recibir acceso a portal de incorporación en línea de la compañía.
El programa ‘On-board’ está diseñados para buscar comprometer a los trabajadores, como con una nota amistosa por parte del jefe, así como notas con la información que se necesita desde del primer día, los mensajes y las fotos de los nuevos compañeros de equipo de bienvenida, un glosario de siglas de la compañía, una copia virtual de su manual del empleado, así como otros detalles acerca de departamento y responsabilidades de trabajo del nuevo contrato.
Recursos Humanos a través de cuadros de mando que pueden organizar para darle seguimiento a las tareas que deben completarse y administrarlos electrónicamente, tales los formatos, beneficios y formas para las nóminas, documentacion requerida, etc.
Además de contar con nuevos empleados llenar de nuevo ingreso trámites en línea, considerar la posibilidad de proporcionar las respuestas a las preguntas que puedan tener, tales como dónde ir en el primer día, a quién pedir al llegar y qué ponerse.
Podemos ayudarle a configurar su escritorio, teléfono, computadora y contraseña logins nuevas contrataciones ‘antes de llegar.
Lo peor para un nuevo es llegar al centro de trabajo y que la recepcionista ni siquiera sepa de su ingreso, o que nosotros en la oficina no lo estemos esperando o que no tenga un lugar establecido.
Metas a desarrollar
Es importante recordad que como mínimo el programa ‘On-Boarding’ debe de durar un año, para que el empleado se sienta plenamente dentro de la organización.
El Primer Día
Los dos objetivos principales en el primer día se deben fijar expectativas y la introducción de objetivos.
Los empleados necesitan tener procesos en base a ideas claras sobre cuáles son sus deberes y responsabilidades de trabajo son en el desde el primer día.
Los nuevos empleados tienen que llegar a conocer el trabajo y conocer a sus nuevos compañeros de trabajo. La interacción social es fundamental. Pues nosotros somos los que queremos de vuelta en el día 2.
A los nuevos empleados, RRHH los puede invitar un refrigerio almuerzo de primer día.
Nos debe preocupar lo suficiente para que los contraten, queremos que sepan que nos preocupamos lo suficiente para construir una buena relación.
Alinear de las expectativas es fundamental. Las organizaciones que no se centran en aclimatar a los nuevos empleados a su cultura corporativa están en una desventaja muy significativa.
Los empleados deben saber qué esperar de la cultura y el ambiente de trabajo de su nueva empresa, para que busquen tomar las mejores decisiones, y que éstas vayan más en línea, con las prácticas aceptadas de la empresa.
Para mantener a los miembros existentes de consentir a un nuevo empleado, hacer papeles seguros y mostrar responsabilidades que van delineadas para todo el equipo.
A veces, los miembros del equipo existentes pueden sentirse amenazados de que alguien nuevo podría hacerse cargo de sus responsabilidades.
Así que es una buena oportunidad para aclarar la posición del nuevo talento, así como las diversas posiciones de los otros miembros del equipo cuyo trabajo está estrechamente relacionados, cómo van a interactuar unos con otros, y cómo se ejecutarán los proyectos que se tengan que desarrollar.
El primer mes
Es importante que el area de RRHH tenga para el primer mes de registro para asegurarse de que que el nuevo empleado se sienta cómodo, feliz y comprometido.
Revisar y dar retroalimentación reflexiva sobre las contribuciones iniciales de sus nuevos procesos, organizacionales, en donde todo es importantes durante ‘On-boarding.’
Según una encuesta de RRHH, tres cuartas partes de los nuevos empleados dijeron que durante el entrenamiento de la primera semana en el trabajo, lo más importante para ellos fue lo siguiente.
- 41% que los profesionales de RRHH necesitaban para actualizar la capacitación en abordaje.
- Si no se está comunicando lo que se supone que los nuevos empleados a estar haciendo y armarlos con las herramientas con la que deben para hacerlo correctamente, se estan creando esfuerzos para el fracaso.
- Si bien es importante obtener de la nueva contratación, el que intensifique productiva y rápidamente, usted también necesita asegurarse en proporcionar la formación en el puesto de trabajo con un flujo manejable, para la ambientación de la nueva contratación.
Esperemos que las nuevas contrataciones se han realizado tenga un mentor para el final del primer mes
56% de los encuestados en la encuesta dijo que tener un compañero o mentor en el trabajo fue muy importante al empezar los procesos dentro de la organizacion.
Un investigación en RRHH, encontró que las organizaciones de alto rendimiento, su efectividad se beneficia en casi dos veces y media y con más probabilidades de retención cuando los empleadores asignan un mentor o entrenador durante el proceso de incorporación rendimiento inferior.
Los programas de mentores pueden ser tan simples como la asignación de un nuevo empleado, unir a la persona o de tenerlo en un equipo de mentores para cualquier duda que pueda surgir.
Los primeros tres a seis meses
Realizar otro registro de entrada entre tres y seis meses, dependiendo del empleado y el papel.
Desafortunadamente, sólo el 15% de las empresas continúan ‘On-boarding’ después de seis meses.
Muy importante recordar, que casi el 90% de los empleados decide si quedarse o irse dentro de esos primeros seis meses.
RRHH tiene un impacto enorme en esa elección. A veces sólo tienes que mostrar que se preocupa sinceramente.
El primer año
Sólo el 2% de las empresas extienden el programa ‘On-boarding’ más allá de un año, de acuerdo con la investigación.
El desempeño de un empleado al final del primer año probará si están en plena producción.
Ahora RRHH puede planear para el futuro su desarrollo. Hay que mostrale como lo ve en su carrera en la empresa. Lamentablemente, a veces no pertenecen allí.
El final del primer año es cuando las transiciones ‘On-boarding’ tradicionales en la retención y satisfacción de los empleados. Puede pasar de la formación en el puesto de trabajo hacia la visión del desarrollo continuo.
Es también un buen momento para tener la conversación sobre su compensación.
Los nuevos empleados se lo agradecerán por las condiciones en que fueron creados buscando el camino hacia el éxito y su empresa estará en el camino a convertirse en esas nuevas contrataciones en apoyar a desarrollar empleados experimentados.
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