E-mails, reuniones, jefes, compañeros de trabajo, llamadas telefónicas, ruidos, pantallas emergentes, problemas de la computadora.
Todo esto puede llegar a impactar en el desempeño laboral. Para expertos en la gestión del tiempo estas interrupciones pueden robar a los empleados de tres a cinco horas por cada día de trabajo.
Si eso suena inverosímil, pregúntese cuánto tiempo necesita para desarrollar las siguientes actividades:
- Abrir un correo electrónico, digerir su contenido y crear una respuesta, multiplicado por todos los correos electrónicos que recibe en un día.
- Regresar a una tarea después de que un colega lo detiene en una conversación
- Arreglar un problema de la computadora, de alguna tecnología o máquina que le impida hacer su trabajo.
- Atender a una reunión que parece servir a ningún propósito.
- Eliminar “ruidos” extraños en su espacio de trabajo, incluyendo los anuncios pop-up y las pantallas en las que el botón de cierre está camuflajeado.
El autor del libro La Solución a la Pérdida del Tiempo: Recuperando el Tiempo Robado que Usted Nunca Supo que Tenía (Cohen Marrón Picture Company, 2014), dice que no es sólo la propia interrupción que afecta el tiempo de su jornada laboral.
- “Las interrupciones no son molestias momentáneas, son ávidas ladronas de su tiempo”.
- Está la interrupción misma que hace suspender una tarea. Pero también hay pérdida de ímpetu.
- Esa es la verdadera pérdida de tiempo, cuando hay que volver a ordenar sus pensamientos y recursos; y a veces, hay frustración por tener que reconstruirlos, hecho que disipa la energía.
- Ahí está el peligro y la fatiga de tener que recuperar el tiempo perdido. Además de que todas estas cosas pueden causar errores que llevarán a repetir la tarea otra vez, y eso por supuesto, toma aún más tiempo.
Quienes respondieron a la pregunta sobre cuáles eran las razones que mataban la productividad, comentaron:
- 54% los teléfonos celulares / mensajes de texto.
- 37% los chismes.
- 31% el correo electrónico.
- 27% los compañeros de trabajo que caen por sorpresa.
- 26% las reuniones.
La encuesta, realizada en junio 2015 por CareerBuilder.com, un popular servicio de búsqueda de empleo y reclutamiento en línea, también reveló que estas distracciones en el lugar de trabajo llevan a poca calidad y compromiso:
- 45% de los encuestados así lo manifestaron.
- 21% da incumplimiento de plazos.
- 21% cree que impacta en la pérdida de ingresos.
“La gente no tomar en serio la necesidad de proteger su tiempo hasta que se dan cuenta de cuánto pierden por interrupciones, pues hay que tomar en cuenta no sólo el tiempo necesario para asistir a la interrupción, sino también el que se invierte para reiniciar donde uno se quedó”.
Se sorprenderían al descubrir que, en promedio, pierden de tres a cinco horas al día de esta manera. Y esto es en todo tipo de industrias, todos los niveles y todos los tipos de trabajo. Nadie es inmune a las interrupciones.
¿Soluciones?
La eliminación de interrupciones requiere un cambio en la cultura del trabajo.
- Tamaño del problema. Estimar qué tanto las interrupciones están costando a su empresa en tiempo perdido, insatisfacción de los empleados y rotación de personal.
- Poner atención sobre el problema. Si las interrupciones están robando la productividad de los empleados, no es porque los trabajadores no sean disciplinados. Es porque sus trabajadores se han acostumbrado a “tolerar interrupciones en lugar de reconocer que les roban tiempo”.
- Demostrar los beneficios de la lucha contra la pérdida de tiempo. Mostrar a los trabajadores y jefes cómo se benefician del trabajo ininterrumpido.
- Reconocer que la mayoría de los trabajadores son sus propios distractores. “La mayoría de los trabajadores no son expertos en lo que se llama bloqueo focal”. Este bloqueo focal significa concentrarse en la cara de muchas distracciones.
Enseñe a los trabajadores cómo distribuir el tiempo que ahorran
- Si los trabajadores son capacitados para alejarse de las interrupciones les puede dar de tres a cinco horas de tiempo de trabajo.
- No obstante, no se debe asumir que la gente sabrá cómo manejar una ganancia inesperada de tiempo.
- Es posible que necesiten aprender a separar sus tareas más duras de las tareas más fáciles para que puedan dedicar el tiempo adecuado a cada una.
- También necesitarán aprender cómo abordar eficazmente varias tareas de menor importancia a la vez.
“Estos comportamientos pueden convertirse en hábitos de toda la vida que le dan las personas el control de uno de los recursos más valiosos que tienen, su tiempo”.
